Zum Abholen Ihrer E-Mails am Mailserver stehen zwei sogenannte „Protokolle“ zur Verfügung. Ein Protokoll ist wie eine Sprache, die benutzt wird, um mit dem Mailserver zu kommunizieren. Aber bei POP3 und IMAP gibt es noch weitere Unterschiede, wie Ihre E-Mails behandelt werden.
Grob gesagt ist der größte Unterschied, dass Ihre E-Mails bei der Nutzung von POP3 vom Mailserver abgeholt, auf Ihren Computer übertragen und dort lokal gespeichert werden. Auf dem Mailserver stehen sie dann nicht mehr zur Verfügung (Ausnahme siehe genauere Beschreibung).
Wenn Sie IMAP verwenden, bleiben die E-Mails auf dem Mailserver liegen. Sie können mit mehreren Computern, Ihrem Smartphone, Tablet oder per Webmail (auch gleichzeitig) darauf zugreifen und haben auf allen Geräten immer den gleichen Stand.
Nun etwas ausführlicher:
POP3
Allgemein gilt POP3 heutzutage als „veraltet“, da Nutzer sehr oft mehrere Endgeräte nutzen (z.B. Desktop-PC, Laptop, Smartphone…) und somit bei der Verwendung von POP3 der E-Mail-Bestand auf den Geräten unterschiedlich ist.
Die meisten Mailprogramme bieten eine Möglichkeit, die per POP3 abgeholten E-Mails noch für einen bestimmten Zeitraum auf dem Server zu belassen, um so ggf. per Webmail nochmal auf eine zum Beispiel auf dem Desktop-Rechner versehentlich gelöschte E-Mail zugreifen zu können.
Ein Nachteil von POP3 ist, dass es nur E-Mails aus dem Posteingang abrufen kann. Eventuell vorhandene Ordner in der Mailbox werden nicht berücksichtigt.
Ein weiterer Nachteil ist, dass gesendete E-Mails immer lokal auf dem Rechner liegen, von dem aus die E-Mail gesendet wurde. Diese werden nicht auf den Mailserver synchronisiert, sodass Sie auch nicht mit einem anderen Rechner, Ihrem Smartphone oder Tablet darauf zugreifen könnten.
Bei der Verwendung von POP3 werden die Nachrichten durch das E-Mail-Programm vom Mailserver abgeholt und lokal auf dem Rechner gespeichert. Gerade wenn das Postfach auf dem Server vielleicht nicht so groß ist, bietet sich die Nutzung von POP3 also an, weil ansonsten das Postfach voll laufen könnte und keine E-Mails mehr angenommen werden.
IMAP
Beim Abruf der E-Mails mit IMAP zeigt das Emailprogramm nur die Emails an, die physikalisch in Ihrem Mail-Postfach auf dem Server Ihres Providers liegen.
Der wesentliche Vorteil ist, dass Sie mit mehreren Endgeräten (auch gleichzeitig) darauf zugreifen können. Wenn Sie zum Beispiel mal Ihren PC einmal neu installieren müssen, gehen Ihre E-Mails nicht verloren, weil diese ja weiterhin auf dem Mailserver gespeichert sind.
Wenn Sie zum Beispiel E-Mails unterwegs mit dem Smartphone versenden, wird eine Kopie dieser E-Mail auf dem Server im Ordner für gesendete Nachrichten gespeichert. Sobald Sie Ihr IMAP-Mailprogramm zuhause am Computer starten, synchronisiert sich Ihr Mailprogramm mit dem Mailserver.
IMAP ist quasi eine Cloud-Lösung für Ihre E-Mails: Egal, mit welchem Gerät Sie per IMAP auf Ihr E-Mail-Postfach bei schnied.net zugreifen: Sie haben immer den gleichen Stand.
Der Nachteil von IMAP ist, dass diese serverseiteige Speicherung der Emails zu lasten des zur Verfügung stehenden Speicherplatzes pro Postfach gehen. Im schnied.net Webmail können Sie den aktuellen Speicherplatzverbrauch ansehen.
Sie sind Outlook-Nutzer?
Generell kann Outlook via IMAP mit dem Mailserver kommunizieren. Allerdings hält sich Outlook nicht an gewisse Standards bei den Ordnerstrukturen auf dem Mailserver, welche sich über viele Jahre etabliert haben und die von den meisten anderen IMAP-fähigen Mailclients eingehalten werden.
Mit großem manuellem Konfigurationsaufwand kann man Outlook zwar so einstellen, dass es sich größtenteils wie ein normaler IMAP-Client verhält, aber das empfehlen wir nur fortgeschrittenen Benutzern mit entsprechender Erfahrung.
Deshalb raten wir allen anderen Kunden dringend von der Nutzung von Outlook im Zusammenspiel mit IMAP ab! Es gibt genügend Alternativen (auch kostenlose), welche in Sachen IMAP wesentlich besser funktionieren und einfacher einzurichten sind als Outlook.